Contratos recurrentes: las renovaciones silenciosas que encarecen el edificio
Calendario de revisión, KPIs por servicio y cláusulas automáticas que atan al comité sin que lo note.
El contrato que se renueva solo cada enero
Llevan ocho años con el mismo servicio de ascensor. El precio sube “según IPC” en una cláusula que nadie lee. El comité actual no sabe cuándo se firmó ni cuándo puede rescindir. Eso es renovación silenciosa: comodidad hoy, sorpresa mañana.
Los contratos recurrentes —ascensor, conserjería, jardinería, limpieza, administración— drenan el gasto común en silencio si no hay calendario de revisión.
Por qué importa evaluar proveedores
- El mercado cambia: hay mejores precios y tecnología.
- El edificio cambia: más pisos, nuevo ascensor, menos conserjes nocturnos.
- La calidad se degrada sin benchmarks (tiempos de respuesta, fallas).
- Cláusulas automáticas de renovación atan al edificio años extra.
Ciclo anual recomendado
| Mes | Acción |
|---|---|
| T-90 antes del vencimiento | Revisar desempeño y consumo del servicio |
| T-60 | Solicitar cotizaciones alternativas si el monto es material |
| T-30 | Comité decide renovar, renegociar o licitar |
| Vencimiento | Nueva firma o rescisión con preaviso legal |
KPIs simples por tipo de servicio
Ascensor / mantenimiento: tiempo medio de falla, visitas no programadas, cumplimiento de plan preventivo.
Conserjería: libro de novedades, incidentes no resueltos, rotación de personal.
Administración: entrega de estados a tiempo, conciliación, morosidad recuperada.
Limpieza / jardinería: inspecciones con checklist fotográfico mensual.
Cláusulas que el comité debe leer
- Renovación automática y plazo de preaviso para no renovar.
- Ajuste de precio (IPC, UF, otro índice) y topes.
- Alcance del servicio (horas, exclusiones).
- Penalidades por incumplimiento.
- Salida anticipada y indemnizaciones.
Una cláusula de renovación automática con 90 días de preaviso mal calculados cuesta un año entero de servicio malo.
Cuándo cambiar de proveedor
No solo por precio. Cambiar cuando:
- Incumplimientos repetidos documentados.
- Respuesta inadecuada en emergencias.
- Precio fuera de banda de mercado tras cotizar.
- Falta de transparencia en cobros extras.
El cambio bien planificado (overlap, handover) evita huecos de servicio.
Relación con licitación
Contratos nuevos o renovaciones sobre umbral definido por el comité deberían pasar por comparación de ofertas, no por fax del mismo proveedor.
Preguntas para inventario de contratos
- ¿Listamos todos los contratos vigentes con fecha de término?
- ¿Cuáles se renuevan solos este año?
- ¿Alguno subió más que inflación sin explicación de alcance?
- ¿Tenemos penalidades aplicadas alguna vez o son letra muerta?
Los proveedores son parte del sistema nervioso del edificio. Evaluarlos con ritmo fijo no es deslealtad: es gobierno responsable del gasto que todos financian.
